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Strategie di collaborazione per aumentare la produttività

15 Lug 3 strategie di collaborazione per aumentare la produttività

Vuoi aumentare la produttività sul lavoro? Invece di concentrarti sul singolo, punta sul team e prova ad applicare queste 3 strategie di collaborazione. 

Solitamente ci viene detto che per aumentare la nostra produttività bisogna imparare a gestire bene il tempo, organizzarsi, capire quali sono le priorità e scegliere i momenti in cui siamo più concentrati per lavorare.

Tutte queste cose sono effettivamente vere, ma mai come ora, in questo periodo un po’ particolare in cui molti si trovano ancora a lavorare da casa, uno degli aspetti fondamentali per migliorare la produttività è fare gioco di squadra con il proprio team, così da rendere tutto il gruppo più efficiente.

Come? Ce lo suggerisce il team di Asana in un recente articolo pubblicato sul loro blog.

1. Riduci il lavoro che riguarda il lavoro

 

Mediamente un dipendente perde il 60% del proprio tempo al lavoro cercando informazioni e documenti, oppure aspettando approvazioni da altri colleghi. Molto probabilmente questi tempi si saranno anche dilatati lavorando da casa. Basti pensare che prima per ottenere quelle informazioni servivano al massimo 2 minuti semplicemente chiedendo al vicino di postazione, adesso magari ci si impiega anche 20-30 minuti tra inviare email, messaggi o notifiche e aspettare la risposta, il tutto escludendo eventuali problemi tecnici di connessione.

Come ridurre questo tempo? Decidendo insieme al tuo team di impiegare una serie di tool e azioni mirate, come:

  • ordinare documenti e materiali in un unico posto, se saprete dove andare a cercare eviterete di perdere tempo tra mail, cartelle e cloud vari;
  • creare documenti condivisi da poter aggiornare quotidianamente per essere informati sugli ultimi sviluppi;
  • integrare al meglio tutti gli strumenti di business utilizzati così da evitare di sprecare tempo passando da uno all’altro;
  • massimizzare la visibilità delle attività da fare e assegnare le diverse attività ai progetti e membri del team.

2. Automatizza e riduci il lavoro manuale

 

Eliminare il lavoro che viene fatto manualmente è un ottimo inizio per avere più tempo da dedicare a lavori più importanti e strategici. 

Per tutti quei lavori che seguono un iter standard con più passaggi, ad esempio l’attesa di approvazione di un progetto, si può decidere di comune accordo di renderli più automatizzati utilizzando appositi tool di monitoraggio con check list, così che una volta caricato il progetto in questione il processo sarà più semplice, veloce e automatico senza il bisogno di ricordare al collega di controllare un’attività rispetto ad un’altra perché sarà direttamente il tool a farlo. 

Una volta standardizzato questo processo il passo successivo sarà quello di ottimizzarlo e migliorarlo perché diventi sempre più efficace ed efficiente.

3. Rendi i progetti più chiari

 

Rendere i collaboratori partecipi in tutte le fasi di un progetto, e non solo in quelle dove operano direttamente, aumenta la produttività, la voglia di partecipare e la motivazione; questo perché oltre a farli sentirsi più coinvolti li rende anche più responsabili per il risultato finale del lavoro. 

Per fare questo però è importante più che mai avere un progetto chiaro e delineato, in cui tutti i livelli coinvolti sappiano quali sono le mansioni, richieste e tempi da rispettare. 
È importante:

  • chiarire chi fa cosa e in quanto tempo 
  • aspettare che c’è bisogno di un feedback per poter procedere con il resto.
  • evidenza quali sono i lavori che devo essere fatti per prima di poter iniziare. 
Imparare a lavorare bene in team è il primo passo per essere più produttivi, quali sono le attività e strategie che metti in atto anche tu? Condividi con noi la tua esperienza!

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